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Si forma parte de un equipo de eventos o festivales, probablemente lleve todo el año preparándose para la temporada de festivales de verano. La logística de los eventos es un factor clave a la hora de planificarlos, y asociarse con un transportista experimentado puede marcar la diferencia entre un festival mediocre o uno excelente.
Es una buena idea organizar la logística del evento con suficiente antelación para garantizar que éste se desarrolle sin contratiempos, pero no tema, si se retrasa, en el Reino Unido no faltan empresas de transporte de última hora.
Encontrar un servicio de transporte para su evento puede ser una tarea desalentadora, ya que hay mucho que tener en cuenta. Si busca un proveedor logístico que pueda hacerlo todo, está de suerte. Speedy Freight puede ofrecerle de todo, desde entrega de alimentos refrigerados hasta equipos de iluminación.
Es importante asegurarse de que ha contratado a un transportista de eventos que cumple todos sus requisitos, por lo que hemos elaborado una guía de lo que necesita saber antes de empezar.
Nuestros 3 pasos para encontrar su proveedor de logística para eventos y festivales
Paso 1: Compruebe su horario
Esto puede parecer obvio, pero le sorprendería saber cuántas empresas de transporte para eventos no operan durante las horas o los días que usted podría necesitarlas.
Por ejemplo, es probable que su servicio de transporte para eventos tenga que operar fuera de la semana laboral de 9 a 5: proporcionando logística para eventos los fines de semana y también durante la noche. Incluso es posible que necesite que su servicio de transporte para eventos opere en días festivos nacionales, por lo que no puede permitirse que su horario de funcionamiento le retrase o no esté presente cuando lo necesite.
Su servicio de transporte debe poder operar 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año, incluidas todas esas horas en las que incluso los servicios de transporte que afirman estar abiertos las 24 horas pueden cerrar discretamente sus puertas y no estar allí cuando usted más los necesita.
Los servicios de transporte para eventos deben poder operar a cualquier hora del día o de la noche, especialmente cuando se trata de servicios de transporte para festivales. Speedy Freight trabaja realmente las 24 horas del día, todos los días del año. Sabemos que muchos eventos tienen lugar durante los días festivos y los fines de semana, por lo que estamos aquí para realizar entregas durante esos periodos.
Paso 2: Compruebe sus capacidades
Otro aspecto clave que debe comprobar es la capacidad de su servicio de transporte para eventos. Esto incluye comprobar los tipos de vehículos que su servicio de transporte para eventos tiene en su flota, que deberán variar en función de sus necesidades.
Su servicio de transporte para eventos necesitará una flota variada de vehículos para transportar los artículos o bienes relacionados con la organización de un evento o festival a pequeña o gran escala.
Por ejemplo, si va a trasladar equipos de iluminación o sonido, infraestructura para escenarios o bares, o incluso sistemas de aseos portátiles y retirada de residuos, necesitará vehículos de gran tamaño. Busque un servicio de transporte para eventos que pueda ofrecerle una gama de diferentes tipos de vehículos para apoyo logístico, y asegúrese de poder reservar una gama a la hora de organizar su relación con el servicio de transporte, para no tener que ir a otra parte.
En Speedy Freight tenemos acceso a una importante flota de vehículos especializados que pueden mover todo lo que necesite. No hay límites para nuestras capacidades, y no dejaremos piedra sin mover para ayudarle a crear el evento definitivo.
Paso 3: Compruebe su cobertura de emergencia
Por último, no sirve de nada buscar un servicio de transporte para eventos en directo o festivales sin asegurarse primero de que puede proporcionarle servicios de transporte de emergencia o de última hora.
Si hay algo que saben los organizadores de eventos es que un pequeño retraso o contratiempo puede provocar una serie de retrasos.
Sí, a pesar de los meses -y a veces años- de planificación, es necesario contar con un plan de emergencia. Un equipo de iluminación estropeado, una repentina y urgente falta de comida o bebida, e incluso un aseo portátil roto, pueden suponer el fin repentino de un evento que, de otro modo, habría sido estupendo. No puede prepararse para lo inesperado, pero sí puede estarlo eligiendo un servicio de transporte fiable y disponible.
Los servicios de transporte de última hora para eventos deben ser receptivos, fiables y dignos de confianza. Si su servicio de transporte para eventos dice que está de camino, debe estar seguro de que es así.
Una forma útil de comprobar la fiabilidad de su servicio de transporte puede ser consultar sus opiniones o puntuaciones en un organismo independiente como Trustpilot, que le ayudará a ver opiniones en tiempo real de clientes que han utilizado su servicio de transporte para eventos. Puede averiguar por qué Speedy Freight tiene una puntuación excelente en Trustpilot consultando nuestro perfil.
Tipos de servicios logísticos para eventos disponibles
Cuando elige Speedy Freight, elige un servicio logístico completo de principio a fin. Esto significa que cualquier cosa que necesite puede ser trasladada donde y cuando lo necesite.
Hemos trasladado de todo, desde aparejos hasta escenografía; desde iluminación hasta envíos a granel de comida y bebida, ¡e incluso aseos portátiles y mobiliario temporal! Apoyamos a los organizadores de eventos con el movimiento a granel, y actuamos como una extensión de su equipo en la planificación de los eventos. Sin embargo, nuestros servicios para eventos y festivales también cubren ese importantísimo apoyo de emergencia. Estamos ahí cuando el plan no sale según lo previsto: si se estropea la iluminación, se estropean los altavoces o los bares o pop-ups se quedan sin comida o bebida.
Realizamos entregas en cualquier tipo de evento, desde conferencias de negocios hasta festivales de música. Nuestra red de más de 60 sucursales en el Reino Unido y Europa nos permite estar allí cuando nos necesite, y con rapidez. En la mayoría de los casos, podemos recoger sus envíos en un plazo de 60 minutos desde que hace su reserva y entregarlos en cualquier lugar del Reino Unido el mismo día.
